การดำเนินการภายในสำนักงานประกอบด้วยข้อมูลข่าวสาร เอกสาร สิ่งพิมพ์ จำนวนมาก ทุก ๆวัน บนโต๊ะทำงานของทุกคน มีกระดาษที่เป็นเอกสารเข้าออกอยู่ตลอดเวลา สิ่งพิมพ์หรือกระดาษเอกสารเหล่านั้นได้รับการคัดลอก
ถ่ายสำเนา หรือดำเนินการส่งต่อระหว่างกัน ลองนึกดูว่า ภายในมหาวิทยาลัยมีเรื่องที่จะเวียนให้ทราบวันละกี่เรื่อง
แต่ละเรื่องต้องได้รับการสำเนาและส่งกระจายออกไป หลายต่อหลายเรื่อง เมื่อรับทราบแล้วก็โยนทิ้งไป เอกสารบางชิ้นต้องนำเก็บรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นแฟ้ม เพื่อการอ้างอิง หรือใช้งานในวันข้างหน้า
 |
เห็นได้ชัดว่า เอกสารทุกชิ้นมีต้นกำเนิดมาจากเวิร์ดโปรเซสเซอร์ หรือการจัดพิมพ์ครั้งแรกก็ใช้คอมพิวเตอร์
ใช้โปรแกรมป้อนข้อมูลเอกสาร ดังนั้นอาจกล่าวได้ว่า เอกสารเกือบทุกชิ้นเคยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาก่อน
ทำไมเราไม่จัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นตั้งแต่เริ่มต้น
การสร้างสิ่งแวดล้อมที่ลดการใช้กระดาษเป็นเป้าหมายที่สำคัญของธุรกิจในยุคอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งที่ต้องการคือประสิทธิภาพการดำเนินงาน ความรวดเร็ว เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ดโปรเซสเซอร์
อีเมล์ รูปภาพ เสียง หรือระบบมัลติมีเดีย ฯลฯ สามารถส่งผ่านในช่องสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว การเดินทางของคลื่นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ใช้ความเร็วเท่ากับแสง การจัดส่งอีเมล์และข้อความบนเครือข่ายมีต้นทุนโดยรวมถูกกว่าวิธีการอื่น
ดังนั้น จึงมีผู้นิยมใช้งานบนเครือข่ายจำนวนมาก
|
การส่งเอกสารผ่านเว็บ ทำให้ลดการประกาศแจ้งความ และไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ
ด้วยกลไกของเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร ทำให้การส่งเอกสารระหว่างกันทำได้ง่าย การส่งหนังสือเวียนเพื่อทราบ
สามารถทำได้ด้วยการประกาศไว้บนเว็บที่เป็นเว็บเฉพาะกิจ ผู้เรียกเข้าจะต้องมีรหัสผ่านหรือมีการตรวจสอบ
นอกจากหนังสือเวียนทั่วไปแล้ว ยังสามารถส่งหนังสือเชิญประชุม การนัดหมาย การกำหนดการ การส่งรายงานการประชุมเพื่อตรวจแก้ไขหรือรับทราบ การทำงานร่วมกันบนพื้นฐานการใช้เอกสารร่วมกัน เป้าหมายเหล่านี้ล้วนแล้วแต่สามารถทำได้ และลดการใช้กระดาษได้ทั้งสิ้น
ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว ปัจจุบันยังสามารถดำเนินการจัดการเอกสารแบบรูปภาพ (document image)
กล่าวคือ ถ้ามีเอกสารสิ่งพิมพ์จากภายนอกเข้ามาในองค์กร เอกสารชิ้นนี้เป็นกระดาษ เราสามารถสแกนเป็นรูปภาพ
แล้วจัดส่งเวียนภายในองค์กรแบบรูปภาพได้
การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้สะดวกขึ้น เพราะการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก โดยการเวียนลงบนแผ่นซีดี
แผ่นซีดีหนึ่งแผ่นสามารถเก็บเอกสารได้เป็นจำนวนมาก อีกทั้งระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังลดการใช้ตู้เอกสารที่กินเนื้อที่
และสิ้นเปลืองการดูแลรักษา
จุดเด่นของการสร้างสิ่งแวดล้อมที่ไร้กระดาษอีกประการหนึ่งคือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด
และเป็นระเบียบมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีสิ่งรกตาปรากฏให้เห็น
เมื่อเอกสารสิ่งพิมพ์เก็บในรูปดิจิตอล จึงทำให้มีข้อเด่นอีกประการคือ การเรียกค้น ทั้งนี้เพราะระบบ Search engin ในปัจจุบัน
สามารถเรียกค้นได้ทุกคำที่เก็บไว้
ระบบสำนักงานที่ลดการใช้กระดาษจึงน่าจะเป็นเป้าหมายที่สำคัญขององค์กรที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน
ลดค่าใช้จ่ายโดยรวม สร้างความสะดวกในการทำงาน สร้างสิ่งแวดล้อมที่ดีให้กับสังคม และยังสร้างความก้าวหน้าให้กับประเทศชาติ
ปัญหาสำคัญที่จะก้าวเข้าสู่ระบบสิ่งแวดล้อมไร้กระดาษอยู่ที่ตัวบุคลากร ซึ่งจะต้องได้รับการดำเนินการอย่างจริงจัง
สร้างความเข้าใจและเตรียมการให้ทุกคนในองค์กรตระหนักและหันมาใช้กระดานแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มากขึ้น พร้อมลดกระดาษจริงลง
|
