e-Office รูปแบบการดำเนินการเพื่อลดการใช้กระดาษ

หลังจากที่มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้พัฒนาการด้านไอที จนมีโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญคือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ นนทรีเน็ต นนทรีเน็ตเป็นเครือข่ายที่เชื่อมโยงทุกวิทยาเขตเข้าด้วยกัน เชื่อมโยง ทุกคณะ ทุกหน่วยงาน ทุกอาคาร ของมหาวิทยาลัย ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยผ่านทางเครือข่ายนี้ ขณะเดียวกับมีหน่วยงานครบทุกหน่วยงานแล้วที่เชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่าย สามารถใช้คอมพิวเตอร์ตัดต่อเพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสาร

หากพิจารณาประเด็นการดำเนินงานที่สำคัญของมหาวิทยาลัยคือ การรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนต่าง ๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนมาก การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนากระดาษ ถ่ายเอกสาร ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เสียเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งการรับส่งด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง เป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้า ยิ่งอยู่ระหว่างวิทยาเขตยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก การดำเนินการงานสำนักงานที่เกี่ยวกับเอกสารจึงสามารถก้าวมาใช้งานแบบ e ได้ไม่ยาก

เพื่อให้เห็นขั้นตอนการดำเนินงาน e-Office จึงเสนอแนวทางการดำเนินงานตามโครงการที่ได้วางไว้ เพื่อให้มหาวิทยาลัยก้าวเข้าสู่ e-Office อย่างเต็มรูปแบบจำเป็นต้องจัดวางขั้นบันไดการก้าวเข้าสู่การดำเนินการอย่างเป็นระบบขั้นตอนที่วางไว้ประกอบด้วย

ขั้นที่ 1 การเตรียมการด้านโครงสร้างพื้นฐาน
เป็นการสร้างโครงข่ายคอมพิวเตอร์ให้เข้าถึงหน่วยงานทุกแห่งอย่างทั่วถึง ส่งเสริมให้มีการใช้งาน การต่อเชื่อมโยง เน้นการฝึกอบรมบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถ สามารถใช้ระบบสื่อสารอย่างง่ายได้ เช่น ใช้รับส่งอีเมล์ ส่งข้อมูลพื้นฐานประกอบอีเมล์ สร้างโฮมเพจของตนเอง ใช้งานการพูดคุยผ่านเครือข่ายได้ ขั้นตอนนี้จึงเป็นบันไดขั้นแรกที่มหาวิทยาลัยได้ดำเนินการ โดยเน้นให้มีการสร้างโฮมเพจในระดับหน่วยงานทุกหน่วยงาน ระดับบุคคลที่ต้องการมีโฮมเพจส่วนบุคคล ระดับการใช้งานขั้นต้นที่ต้องการความรู้พื้นฐานจึงเป็นการกระจายฐานความรู้ความเข้าใจในการใช้งานไอทีในองค์กร

ขั้นที่ 2 การดำเนินการ e-Office แบบให้ข้อมูลทางเดียว
หากพิจารณางานสำนักงาน งานสารบัญของมหาวิทยาลัยพบว่า มีงานที่ต้องเวียนข้อมูลหรือให้ข้อมูลกับมวลประชาคมของมหาวิทยาลัยอยู่เป็นจำนวนมาก การให้ข้อมูลหนังสือเวียนที่เวียนอย่างทั่วถึงบนเครือข่าย การส่งหนังสือประกาศ คำสั่งต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย การประชาสัมพันธ์งานต่าง ๆ ให้ประชาคมรับรู้จากหน่วยงานประชาสัมพันธ์ของหน่วยงานต่าง ๆ
นอกจากงานประกาศ แจ้งความหรือเวียนหนังสือแล้วยังมีการให้ข้อมูลกับนิสิตทางด้านต่าง ๆ ตั้งแต่เรื่องหลักสูตร แผนการเรียน การแจ้งความวันเวลาสอบ ตารางสอบ ข้อมูลการลงทะเบียน ข้อมูลรายงานผลคะแนนต่าง ๆ ตลอดจนข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ ที่ใช้ในระบบการศึกษา

ขั้นที่ 3 การทำรายการย่อย (transaction processing)
งานของมหาวิทยาลัยมีงานระดับสำนักงานหลายอย่างที่ทำในระดับรายการย่อย (transaction) แบบออนไลน์ เช่น งานการเงิน การขออนุมัติเบิกจ่ายวัสดุ การสั่งซื้อ การทำรายการเกี่ยวกับการลงทะเบียนเรียน การติดต่อคำร้องขอเพื่อการบริการต่าง ๆ เช่น งานบริการห้องสมุด
งานทำรายการเหล่านี้ ย่อมใช้คอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอยู่แล้ว การทำรายการดังกล่าวในปัจจุบันจึงเน้นงานเฉพาะที่เกี่ยวกับผู้ดำเนินการในวงแคบ เช่น งานการเงิน การคลัง งานด้านบุคลากร งานกิจการนิสิต เป็นต้น
รูปแบบการดำเนินการรายการย่อย เน้นที่ระบบออนไลน์ เวลาจริงหมายถึง งานที่ทำจะทำบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เช่น ปัจจุบันมีงานดำเนินการด้านงบประมาณ และการเงินของมหาวิทยาลัย เป็นต้น

ขั้นที่ 4 การดำเนินการแบบ peer to peer
เมื่อสำนักงานในระดับย่อยของหน่วยงานต่าง ๆ มีความพร้อมและก้าวเข้าสู่ระบบ e-Office ได้ดีแล้ว การพัฒนาขั้นสุดท้ายคือ ให้แต่ละหน่วยงานเชื่อมโยงถึงกันและทำงานร่วมกันได้ในระดับที่เป็นเครื่องจักรทำงานร่วมกับเครื่องจักรโดยตรง การทำงานแบบโดยตรงนี้จะช่วยทำให้การทำงานต่าง ๆ มีการส่งข้อมูลเข้าหากันอย่างเป็นระบบและอัตโนมัติ

มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์กับงาน e-Office

ปัจจุบันมหาวิทยาลัยได้ผ่านขั้นตอนขั้นที่ 1 ไปแล้ว การดำเนินงาน e-Office ตามโครงการของมหาวิทยาลัยจะเน้นในขั้นที่ 2 อย่างเต็มขั้นตอน และมีบางส่วนนำมาจากขั้นที่ 3

นั่นหมายถึงงานทางด้านการส่งหนังสือเวียนเพื่อทราบ หนังสือประกาศ คำสั่งต่าง ๆ จะดำเนินการผ่านเครือข่ายเพื่อเน้นในเรื่องการทำงานที่รวดเร็ว สะดวก และลดค่าใช้จ่ายโดยรวม อย่างไรก็ดี งานด้าน e-Office นี้ จะนำบางส่วนของขั้นที่ 3 คือ การประมวลผลรายการย่อยบางส่วนมาร่วมด้วย เช่น การสอบถามข้อมูลได้ด้วยตนเอง การเรียกค้นหรือการส่งข้อมูลเพื่อประมวลผล

ความสำคัญและความสำเร็จต้องสร้างฐานความเชื่อถือของข้อมูล

การดำเนินการ e-Office ต้องเน้นในเรื่องความทันสมัย ความรวดเร็ว ความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นงานระบบ e-Office ที่กำลังจะนำมาใช้จะเริ่มจากการนำเสนอทางเดียวในลักษณะหนังสือเวียนก่อน ขณะเดียวกันก็มีการให้ความรู้และนำเอาเรื่อง Security มาใช้ประกอบด้วย

จากโมเดลการนำเสนอจะมีการนำเอาลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) และวิธีการตรวจสอบลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ปัจจุบันสำนักบริการคอมพิวเตอร์ได้ประยุกต์การใช้ข้อมูลระดับปลอดภัยหลายเรื่อง เช่น การเรียกเข้าเว็บเมล์ การเรียกใช้เซิร์ฟเวอร์บางตัวที่ต้องผ่านทาง SSL-Secure Socket Layer เพื่อให้การรับส่งข้อมูลมีความเชื่อถือและตรวจสอบได้ ขณะเดียวกันก็มีการนำเอาหลักการของการสร้างลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ประกอบกับอีเมล์ เพื่อทดลองใช้ต่อไป

งาน e-Office เป็นสิ่งที่จะสร้างคุณค่าในเรื่องประสิทธิภาพการดำเนินงาน และสามารถลดค่าใช้จ่ายในเรื่องกระดาษ และการถ่ายเอกสารลงไปได้มาก โครงการนี้จึงเกี่ยวข้องและต้องการความร่วมมือของทุกคนในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
สาระน่ารู้ประจำสัปดาห์ (ฉบับที่ 88) : 1 - 7 ต.ค. 2544