| การทำงานในทุกหน่วยงานล้วนแล้วแต่ต้องประสบปัญหาการจัดการประชุม การประชุมแต่ละครั้งมีการใช้เอกสารจำนวนมาก มีการใช้งานข้อมูลประกอบเพื่อการตัดสินใจ หรือการวางแผนงาน
ส่งผลให้การประชุมแต่ละครั้งต้องใช้เอกสารกระดาษจำนวนมาก การขนสัมภาระทางด้านเอกสารยังเป็นปัญหาในเรื่องการจัดเก็บ การดำเนินการ หรือการอ้างอิงบางอย่างในเนื้อหา ส่งผลให้การประชุมต้องใช้เวลามาก
e-Meeting หรือ e-Conference จึงเป็นมิติใหม่ของการจัดการประชุม โดยอาศัยเครือข่าย และระบบข้อมูลข่าวสาร
ที่อยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์เข้าช่วย การประชุมในรูปแบบใหม่ที่ทุกคนใช้ข้อมูลผ่านจอคอมพิวเตอร์ และเรียกดูข้อมูลผ่านทางเครือข่ายสู่เซิร์ฟเวอร์
ยิ่งในปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านโน้ตบุค และคอมพิวเตอร์แบบพกพามีขนาดเล็ก นำติดตัวไปได้ง่าย ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถนำคอมพิวเตอร์ส่วนตัวของตนเองเข้าร่วมประชุมได้ อีกทั้งเครือข่ายแลนแบบไร้สายสร้างความสะดวกในการเชื่อมโยง ผู้เข้าร่วมประชุมใช้โน้ตบุคที่มีการ์ดแลนไร้สาย
ก็สามารถติดต่อผ่านเครือข่ายเข้าสู่เซิร์ฟเวอร์ เพื่อหยิบเอกสารประกอบการประชุมได้โดยง่าย การใช้งานโน้ตบุคในห้องประชุมจึงเป็นเรื่องที่ทำให้ใช้งานง่าย อีกทั้งโน้ตบุคสมัยใหม่มีน้ำหนักเบา พกพาได้ง่าย
การใช้เป็นเครื่องมือในที่ประชุมยิ่งง่ายขึ้น
ลักษณะของการประชุมอิเล็กทรอนิกส์เน้นการใช้ไอทีเข้ามามีส่วนช่วยในการดำเนินการกับเอกสารสิ่งพิมพ์ให้มีประสิทธิภาพ
โดยจุดเน้นอยู่ที่
1. การสร้างระบบ e-Document ทำให้ทุกขั้นตอนการดำเนินการได้ใช้กระดาษอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการลดการใช้กระดาษจริงที่อาจต้องใช้จำนวนมาก
2. การใช้ระบบเครือข่ายจัดงาน flow เอกสารในลักษณะ Work flow
3. การดำเนินการประชุมแบบ eMeeting และจะก้าวสู่การประชุมแบบขยายสถานที่ไปที่ใดก็ได้ ผู้ประชุมอาจใช้ระบบ Tele Meeting ประกอบก็ได้
4. เป็นฐานของการเก็บรวบรวมข้อมูล และการใช้ข้อมูลภายหลังเพื่อนำไปสู่การพัฒนาองค์กร เช่น มหาวิทยาลัยก็ก้าวสู่ e-University ถ้าองค์กรเอกชนก็ก้าวเข้าสู่ e-Corporate
5. การดำเนินการร่วมกันที่จะขยายผลไปในเรื่องการจัดการข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะระบบสำนักงานอัตโนมัติ
รูปแบบการดำเนินงาน
การจัดห้องประชุมโดยใช้โน้ตบุคเป็นจอหลักของแต่ละคนที่เรียกเอกสารจากเครือข่ายได้ทันที โดยในห้องประชุมจะมีการเชื่อมโยงเข้าสู่แลน และใช้ระบบบราวเซอร์เรียกข้อมูลเหมือนการเรียกดูจากอินเทอร์เน็ต
ก่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน
การดำเนินการ e-Meeting เป็นหนทางการทำงานร่วมกัน และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม เช่น ในการประชุมของมหาวิทยาลัย
- คณะจัดเตรียมเอกสารวาระ เช่น หลักสูตร เอกสารประกอบต่าง ๆ แบบ electronic อยู่แล้ว
- หน่วยงานจัดประชุม จัดวาระ และเตรียมเอกสาร สามารถนำใส่เซิร์ฟเวอร์ในรูปแบบเว็บเพ็จที่เรียกดูง่าย
- ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เอกสารแบบ online และมีการบันทึกการประชุมแบบ online ได้
- มีระบบสื่อสารบนเครือข่ายช่วย เช่น Web online, e-mail etc. และการโต้ตอบภาระงานต่อกันได้
การดำเนินการจะสำเร็จได้ดีเพียงไรต้องขึ้นกับความร่วมมือของบุคคลในหน่วยงาน และผู้เข้าประชุมที่จะต้องให้ความสำคัญ
การดำเนินการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นอีกมิติหนึ่งของการใช้ไอทีที่สามารถดำเนินการได้ในองค์กร และสร้างประสิทธิภาพให้กับองค์กรโดยเฉพาะระบบการจัดการเอกสารจะมีระบบมากขึ้น
|
