การรื้อปรับระบบจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่มาก บางครั้งอาจมีการ ปรับเปลี่ยนอย่างกระทันหัน ดังนั้นการรื้อปรับระบบหากไม่ประสพผลสำเร็จจะเป็นภัยต่อองค์กรได้
องค์กรสมัยใหม่จำเป็นต้องมีการปรับตัวเอง และหาหนทางดำเนินธุรกิจที่มีการเข่งขัน การใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กรจึงเป็นหนทางหนึ่งที่จะทำให้ธุรกิจคงอยู่ได้ โดยเฉพาะในปัจจุบัน โครงสร้าง ระบบธุรกิจมีแนวโน้มของการเปิดเสรี และเปิดกว้างเพื่อแข่งขันกันได้ทั่วโลก จากวิกฤติการณ์ทางด้าน เศรษฐกิจของประเทศไทยที่ผ่านมา ทำให้บริษัทดำเนินการทางธุรกิจส่วนใหญ่ประสบปัญหา
กลยุทธ์ขององค์กรจึงต้องมีการปรับปรุง วิวัฒนาการกลยุทธ์ขององค์กรจึงต้องปรับตาม สถานการณ์ และมองอนาคตที่รวดเร็ว การสร้างกลยุทธ์ขององค์กรจำเป็นต้องมีวิวัฒนาการดังรูปที่ 1
 
การสร้างกลยุทธ์เพื่อการแข่งขันจึงต้องมีการปรับตัวและวิวัฒนาการ ซึ่งจากเดิมเน้นการควบ คุมการปฏิบัติงานเพื่อสร้างประสิทธิภาพ โดยอาศัยการควบคุมการปฏิบัติงานที่รัดกุม ก็เปลี่ยนมาเป็นการวางแผน มีการพยากรณ์อนาคต ดูแนวโน้มและจัดสรรทรัพยากรต่างๆ เพื่อตอบสนองต่อการดำเนินการ การวางแผนงานจึงเป็นเรื่องสำคัญ แต่ต่อมาการแข่งขันมีลักษณะเป็นเรื่อวที่ปรับเปลี่ยนตามสถานะการณ์ ตลอดเวลา พัฒนาการทางกลยุทธ์จึงต้องหันมาตอบสนองต่อตลาดและการแข่งขัน มีการประเมิน สถานะการณ์ตลอดเวลา ประเมินกลยุทธ์ที่ดำเนินไป แล้วหาทางปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสม จนในที่สุดเป็นกระบวนการ ใช้การผสมผสานเพื่อสร้างอำนาจแข่นขัน โดยใช้วิธีการวางแผนแบบยืดหยุ่นหรือปรับตัวได้ เพื่อเอื้ออำนวย ต่อการดำเนินการ
การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นหนทางที่ปรับใช้ได้อย่างเหมาะสม การสร้างกระบวนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การก็ปรับตัวตามการสร้างกลยุทธ์ซึ่งสามารถเขียนแนวโน้มดังรูปที่ 2

 

เพื่อให้การแข่งขันได้ผล จึงมีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร โดยเริ่มจากการประยุกต์ใช้กับระบบภายในต่อมาก็เพิ่มเติมจากการปฏิบัติงาน มาเป็นการใช้ข้อมูลเพื่อการบริหารและการตัดสินใจ สนับสนุนกลยุทธ์ในการดำเนินการเพื่อรองรับการบริหารองค์กรในยุคการแข่งขัน และยังสร้างความสามารถในการแข่งขันได้ บทบาทของไอทีจึงมีมากมายต่อองค์กรในสมัยปัจจุบัน

การรื้อปรับระบบในองค์กร (Business Process Reengineering)
แนวคิดนี้ได้พัฒนาขึ้นโดย แฮมเมอร์ (1990) ซึ่งเขียนไว้ในหนังสือ Harvard Business Review โดยเน้นกล่าวประเด็นสำคัญ ดังนี้ "การออกแบบกระบวนการทำงาน และกระบวนการทำธุรกิจขององค์กรหนึ่งๆ เพื่อปรับปรุงดัชนีที่ใช้วัดผลงาน (Performance) ที่สำคัญในโลกธุรกิจปัจจุบัน ซึ่งได้แก่ ต้นทุน(Cost) คุณภาพ(Quality) บริการ(Service) และความเร็ว(Speed) โดยที่การปฏิรูปกระบวนการทำงานขององค์กรนี้ จะก่อให้เกิดผลพวงติดตามมาคือ การปฏิรูปองค์กร การปฏิรูปการบริหารบุคล การปฏิรูปจิตสำนึกของพนักงานในองค์กรในที่สุด" การรื้อปรับระบบจึงสนับสนุนแนวทางการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยงานในองค์กรมากยิ่งขึ้น
 
จุดเด่น 3 ประการของการรื้อปรับระบบในองค์กร คือ
1. การคิดและดำเนินการจะเริ่มจากการสร้างความพึงพอใจของลูกค้า โดยเน้นเป้าหมายในการปรับเปลี่ยนการทำงานภายในองค์กรเพื่อตอบสนองความพึงพอใจให้กับลูกค้า ในเรื่องการบริการที่ดี
2. เพื่อให้ได้วิถีการทำงานใหม่ จึงมีวิธีการจัดตั้งวิธีการทำงานใหม่ ด้วยการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ ในกรณีนี้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทสและระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้าไปมีส่วนอย่างมากต่อวิถีการทำงานแบบใหม่นี้
3. เมื่อเน้นการรื้อปรับระบบและการเปลี่ยนแปลงแล้ว จะต้องให้ได้ผลในเรื่องการลดต้นทุนลง โดยใช้วิธีการย่นเวลาที่ทำงานให้เสร็จสิ้นเร็วขึ้น โดยให้ลูกค้าพึงพอใจและใช้เวลาเป็นอาวุธในการสร้างความแตกต่างเหนือกว่าคู่แข่งขัน
จากเป้าหมายที่สำคัญในจุดเด่นทั้งสามประการ เห็นได้ชัดว่าระบบสำนักงานอัตโนมัติด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่มีส่วนสำคัญอย่างมากต่อการพัฒนาแบบการรื้อปรับระบบ
เมื่อพีซีได้แพร่หลาย และระบบสื่อสารสามารถเชื่อมโยงการทำงานต่างๆ เข้าด้วยกัน จึงมองเห็นว่าพนักงานทุกคนในองค์กรเป็นผู้ใช้ปลายทาง สามารถใช้คอมพิวเตอร์บนเครื่องพีซีช่วยตัวเองได้ และเชื่อมโยงระบบสื่อสารข้อมูลเข้ากับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร โดยเน้นการใช้งานได้ในหลายลักษณะ เพื่อสนับสนุนการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการข้อมูลข่าวสาร

การรื้อปรับระบบกับการเปลี่ยนกระบวนทัศน์(Paradigm Shift)
โดยธรรมชาติ มนุษย์มีความคุ้นเคยกับสิ่งแวดล้อม และมักจะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง กระบวนทัศน์ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องดำเนินการเปลี่ยนความคิดและทัศนคติต่างๆๆ โดยเฉพาะเมื่อ วิทยาการมีความก้าวหน้า มีเทคโนโลยีสมัยใหม่ให้เลือกใช้และประยุกต์ ดังนั้น องค์กรต่างๆ จึง ต้องหาหนทางปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์เพื่อนำเอาวิทยการสมัยใหม่มาใช้ให้เกิดประโยชน์
การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์มีผลกระทบต่อธุรกิจโดยตรง โดยหากพิจารณาการเปลี่ยนแปลงทางด้านวิทยาการ และเทคโนโลยี ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องเปลี่ยนกระบวนทัศน์ทางด้านต่างๆที่สำคัญ เช่น
เทคโนโลยีใหม่ เทคโนโลยีใหม่สามารถนำมาประยุกต์ให้องค์กรก้าวหน้าโดยเฉพาะเทคโนโลยีในปัจจุบันเป็นเทคโนโลยีแบบเปิดที่สามารถเชื่อมโยง หรือ ขยายระบบต่อไปในอนาคตได้ โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางด้าน เครือข่ายคอมพิวเตอร์
สภาพแวดล้อมทางธุรกิจใหม่ เป็นธุรกิจที่มีการแข่งขันตลอดเวลา และเป็นธุรกิจในระบบเปิดที่ต้องมีความสัมพันธ์กับองค์กรอื่นๆๆ
ระบบเศรษฐกิจ สังคม การเมืองของโลก มีการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็ว และมีผลกระทบต่อธุรกิจได้โดยตรง ลักษณะการแข่งขันในเวทีสังคมโลกมีความโดดเด่นและชัดเจน

จากเดิมมีการจัดสายบังคับบัญชาจากบนลงล่าง โครงสร้างองค์กรเป็นแบบลำดับขั้น จะค่อยๆ แปรเปลี่ยนไปเป็นแบบมีสายสัมพันธ์โยงใยเป็นเครื่อข่าย
การสร้างองค์กรแนวใหม่ เป็นวิถึ การสร้างองค์กรที่เป็นเครือข่าย มีการใช้ ข้อมูลข่าวสารระหว่างกันมากขึ้น
กระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนแนวคิดในการปรับองค์กรไปมากทั้งนี้เพราะสังคมโลกเป็นสังคมเปิดมากขึ้น นับตั้งแต่มีการพังทลายของกำแพงเบอร์ลิน ระบบเศรษฐกิจมีการรวมกลุ่ม เช่น การรวมตัวของสหภาพยุโรป และการเปิดเสรีทางการค้ามากขึ้น จึงทำให้เกิดการแสวงหาทรัพยากร ตลาด คน แหล่งทุน และเทคโนโลยี จากแหล่งภายนอก มีการร่วมมือ และร่วมทุนระหว่างกัน รวมทั้งสร้างจิตสำนึกในเรื่อความรับผิดชอบต่อปัญหาสังคมและสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

การปรับเปลี่ยนรูปแบบองค์กร
จากสภาพแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงทางด้านต่างๆที่มีผลต่อกระบวนทัศน์ในการปรับเปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในรูปแบบใหม่มากขึ้น แนวโน้มของรูปแบบองค์กรแนวใหม่ประกอบด้วย
โครงสร้าง จากเดิมมีการจัดลายบังคับบัญชาจากบนลงล่าง โครงสร้างองค์กรเป็นแบบลำดับขั้น จะค่อยๆแปรเปลี่ยนไปเป็นแบบมีสายสัมพันธ์โยงใยเป็นเครือข่าย
ขอบเขต ขอบเขตของการทำงานภายในองค์การ แต่เดิมมีลักษณะแบบปิดหรือทำงานภายในองค์กร แต่การปรับเปลี่ยนจะมีลักษณะที่เปิดมากขึ้น มีการเชื่อมประสานการทำงานกับบุคคลต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์กร
ทรัพยากร แบบเดิมเน้นในเรื่อง เงินทุนเป็นหลัก แต่แบบใหม่จะให้ความสำคัญในเรื่องของบุคลากรและข้อมูลข่าวสาร
สถานภาพ องค์กรแบบเดิมมีลักษณะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงจะอยู่นิ่ง แต่แบบใหม่จะมีการปรับเปลี่ยนแปลงต่างๆได้ง่ายและรวดเร็ว
บุคลากรหลัก แบบเดิมเน้นผู้จัดการหรือ ผู้บริหารงาน แบบใหม่ จะให้ความสำคัญกับมืออาชีพที่รอบรู้
เครื่องเหนี่ยวรั้ง จะเปลี่ยนจากแบบผลตอบแทนและการลงโทษตามสภาพการทำงานและผลประกอบการ มาเป็นการสร้างจิตสำนึกของความเป็นเจ้าของ
ทิศทางทำงาน เปลี่ยนแปลงจากวิถี ทำตามคำสั่ง ของผู้บริหารมาเป็นการจัดการด้วยตนเอง
แนวทางการดำเนินงาน เปลี่ยนจากระบบควบคุมมาเป็นระบบมอบหมายอำนาจ
แรงกระตุ้น จากเดิมใช้วิธีการสนองความพอในของหัวหน้าทีมหรือเจ้านายปรับเปลี่ยนมาเป็นการบรรลุเป้าหมายของทีมงาน
การเรียนรู้ ปรับเปลี่ยนจากทักษะพิเศษจำเพาะมาเป็นความสามารถด้านต่างๆได้อีกในวงกว้าง
การตอบแทน จะใช้วิธีการพิจารณา ผลงานและความสามารถแทนการตอบแทนตามตำแหน่งหน้าที่
ความสัมพันธ์ เน้นความสัมพันธ์ร่วมมือกันทำงานอย่างท้าทาย แทนการแบ่งกลุ่มและเล่นพรรคเล่นพวก
ท่าทีพนักงาน เน้นความรับผิดชอบ ต่อองค์กรและส่วนรวม มากกว่า การรับผิดชอบเฉพาะกลุ่ม
แนวการบริหาร สร้างความเป็นผู้นำเป็นสำคัญ

กระบวนทัศน์ใหม่ทางเทคโนโลยีสารสนเทศ
เมื่อจำเป็นต้องรื้อปรับระบบใหม่ภายในองค์กรต้องสร้างจิตสำนึกร่วมหลายๆอย่าง โดยเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นต้องนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร รูปแบบของการปรับกระบวนการโดยใช้เทคโนโลยีแสดงเป็นไดอะแกรมดังรูปที่ 3
 
 
จากกระบวนทัศน์ดังกล่าว จะเห็นได้ชัดว่า หากองค์กรเน้นในเรื่องประสิทธิภาพระบบคำนวณส่วนบุคคลจะเป็นหลักก่อน จากนั้นเน้นการทำงานเป็นแบบเวิร์กกรุ๊ฟ เพื่อสนับสนุนงานภายในทีม หรืองานภายนอกแผนก เพื่อคุณภาพ และการทำงานร่วมกัน จากนั้น ก้าวเข้าสู่การรวมกลุ่มงานย่อยเป็นงานแบบเอ็นเตอร์ไพร์ส สร้างการทำงานรวมเพื่อวัตถุประสงค์อย่างเดียวกัน โดยเฉพาะการจัดการข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้ประกอบการวางแผนและการตัดสินใจ
การขยายระบบคำนวนเชื่อมโยงติดต่อองค์กรภายนอก เพื่อสนับสนุนงานติดต่อระหว่างบุคคลหรือระบบภายนอก เช่น บริษัทการบินกับตัวแทนจำหน่ายตั๋ว ธนาคารกับลูกค้ารายใหญ่ เป็นต้น
อย่างไรก็ดี การเรื้อปรับระบบจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่มาก บางครั้งอาจมีการปรับเปลี่ยนอย่างกระทันหัน ดังนั้นการรื้อปรับระบบหากไม่ประสบผลสำเร็จจะเป็นภัยต่อองค์กรได้

จัดทำโฮมเพจโดย : สำนักบริการคอมพิวเตอร์, 3 เมษายน 2545