การวางโครงสร้างพื้นฐานทางด้านไอทีของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้เริ่มมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2534 เราเริ่มมีเครือข่ายคอมพิวเตอร์เชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานและใช้งานกันมานานแล้ว จนในปัจจุบันทุกหน่วยงานของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์สามารถเข้าถึงเครือข่ายนนทรีได้หมด และเชื่อมโยงต่อออกสู่ภายนอกผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้ เรามีแบกโบนหลักที่เป็นถนนข้อมูลข่าวสารแบบเส้นใยแก้วนำแสงเชื่อมโยงเข้าหากัน ทำให้ทุกอาคารของมหาวิทยาลัยต่อเชื่อมอยู่บนเครือข่าย และยังเชื่อมโยงระหว่างวิทยาเขตได้ครบสมบูรณ์ อีกทั้งโครงสร้างการดำเนินการกำหนดแอดเดรส ทำให้เครือข่ายนนทรีมีลักษณะเป็นอินทราเน็ตที่สมบูรณ์ทุกเครื่อง ทุกอุปกรณ์ที่ต่ออยู่บนเครือข่ายนนทรีล้วนมีไอพีแอดเดรส ในกลุ่มหมายเลข 158.108 ทั้งสิ้น การควบคุมบริหารข้อมูลภายในเครือข่ายจึงทำได้ง่าย เมื่อฐานการเข้าถึงเครือข่ายทำได้อย่างทั่วถึง การสร้างคุณค่า และหาประโยชน์จากเครือข่ายนนทรีจึงทำได้อีกมากมาย งานสำคัญงานหนึ่งที่เป็นเป้าหมาย และเป็นงานที่จะต้องเกิดขึ้นภายในเครือข่ายในไม่ช้านี้ งานที่ลดการใช้กระดาษและเอกสาร สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ลง และหันมาใช้กระดาษอิเล็กทรอนิกส์แทน โครงการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติภายในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ หรืออาจเรียกสั้น ๆ ว่า e-Office ลักษณะที่สำคัญของ e-Office หากพิจารณาการดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานของมหาวิทยาลัยพบว่า ภายในมหาวิทยาลัยในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสารที่มาจากภายนอกจะได้รับการลงรับที่หน่วยงานกลาง เช่น กองกลาง ของสำนักงานอธิการบดี จากนั้นจะแยกแยะ จำแนก และส่งต่อ เอกสารหลายชิ้นต้องทำการคัดลอกถ่ายสำเนาแล้วส่งต่อ โดยเฉพาะการส่งกระจายเพื่อการรับรู้หรือแจ้งเพื่อทราบ กองกลางหรือหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัย จะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะหน่วยงานต่าง ๆ ที่อยู่กระจาย หรืออยู่ที่ห่างไกลย่อมต้องใช้เวลาในการขอส่งข้อมูล ขณะเดียวกัน เอกสารจำนวนมากมีลักษณะการเดินทางแบบทางเดียวและมีลักษณะแจ้งให้ทราบ นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือหนึ่งไปหลาย ๆ หน่วยงาน หน่วยงานในมหาวิทยาลัยมีจำนวนมากก็เป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆ เช่นกัน เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นหนังสือราชการ ติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในมหาวิทยาลัย จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสาร และเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไป การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง รูปที่ 1 การเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานของ e-Office จากที่ต้องส่งเอกสารจริงไปปลายทาง มาเป็นหน่วยงานปลายทางเรียกเข้ามารับเอกสารที่เซิร์ฟเวอร์ กลไกที่เปลี่ยนจากอานาล็อกมาเป็นดิจิตอล เห็นได้ชัดว่า เอกสารที่เป็นกระดาษเดิมที่เข้ามาจากภายนอกจะได้รับการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิตอล แล้วนำมาเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ กลไกที่สำคัญที่จะต้องกระทำคือ การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิตอล โดยปกติเอกสารที่สร้างมักจะสร้างด้วยเวิร์ดโปรเซสซิ่ง ซึ่งก็เก็บเป็นไฟล์อยู่แล้ว ดังนั้นเอกสารภายในที่ใช้ในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ที่เป็นเอกสารเวิร์ดโปรเซสซิ่ง จึงสามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิตอลได้ทันที แต่สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษก็สามารถแปลงให้เป็นดิจิตอลได้ไม่ยากด้วยการใช้เครื่องสแกนเนอร์ แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้เช่นกัน รูปที่ 2 โฮมเพจระบบสำนักงานอัตโนมัติ สิ่งที่สำคัญคือ หากเอกสารเกิดที่ใด หรือเข้าที่ใด หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบต่อเอกสารหน่วยแรกได้ดำเนินการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลได้แล้ว ขบวนการทำงานในขั้นต่อมาจะกระทำได้ง่าย ทั้งการจัดเก็บ การประมวลผล การส่งต่อ หรือการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ เอกสารทุกชิ้นที่เป็นดิจิตอลสามารถส่งไปบนเครือข่ายด้วยความเร็วเท่ากับแสง โดยเฉพาะการทำงานบนเครือข่ายย่อมทำให้ลดระยะเวลาของการดำเนินการลงได้มาก ผู้ใช้ส่งข้อมูล หรือรับข้อมูลได้ทันทีทันใด พฤติกรรมการทำงานต้องเปลี่ยนแปลง งานระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบผลสำเร็จได้ต้องอาศัยการดำเนินการร่วมกันทั้งระบบ ตั้งแต่จุดเกิดของเอกสารหนังสือ จุดรับเอกสารหนังสือต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอล และจัดเข้าสู่ระบบ สำหรับผู้ใช้เอกสารจะเป็นผู้ขอรับเอกสารแบบเดิมที่มีคนนำเอกสารมาส่งไม่ได้แล้ว จะต้องเป็นผู้เรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์เพื่อรับเอกสารมาเอง การทำงานภายในองค์กรจึงต้องเปลี่ยนมาเป็นแบบเชิงรุกคือ วิ่งเข้าหาข้อมูลข่าวสารคือ การเรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์ เพื่ออ่าน นำเอกสารมาใช้ หรือคัดลอกมาดำเนินการต่อ การทำงาน e-Office ต้องเป็นขั้นตอน เมื่อหน่วยงานต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยเรียนรู้และเข้าใจการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดีแล้ว การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะแพร่หลาย โดยเฉพาะผู้สร้างจะสร้างเพียงครั้งเดียว จากนั้นกระจายร่วมกันใช้ได้ทุกหน่วยงาน เมื่อเอกสารภายในมหาวิทยาลัยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ แบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็เกิดตามมาได้อีกหลายอย่าง เช่น วาระการประชุม และเอกสารประชุมเป็นอิเล็กทรอนิกส์ เราก็จะทำ e-Meeting หรือการประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ มีการนัดหมายหรือส่งหนังสือเชิญแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการดำเนินการภายในอีกหลายเรื่องที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารที่ทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน งาน e-Office จึงสร้างคุณค่าการทำงานได้มาก มหาวิทยาลัยจะได้อะไรถ้าหันมาใช้ e-Office สิ่งที่เด่นชัดของการดำเนินการ e-Office คือ การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว ทุกวันนี้มีเครือข่ายนนทรีเป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์ เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าของมหาวิทยาลัย การเพิ่มงาน e-Office จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก การทำงานภายในของมหาวิทยาลัยจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว แม้การส่งข้ามวิทยาเขตก็จะไปได้ทันที ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของมหาวิทยาลัย การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน การจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น สิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายของมหาวิทยาลัยลงไปได้มาก e-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับประชาคมที่เป็นผู้ใช้ จะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้เอกสารแบบ e-Document ให้มากขึ้น