โลกแห่งธุรกิจในปัจจุบันเป็นโลกแห่งการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะการดำเนินการทางธุรกิจต้องการความรวดเร็วในด้าน การบริการ และการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า ระบบการใช้ข้อมูลข่าวสารทั้งในแง่การดำเนินการและการบริหารจึง เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก
มีการพูดกันถึงเรื่องการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EDI - Electronic Data Interchange) ก่อให้เกิดกระแส การทำงานในรูปแบบเครือข่ายที่เชื่อมโยงกัน ทั้งจากภายใน (อินทราเน็ต) และเชื่อมโยงในระดับสากล (อินเทอร์เน็ต) การดำเนินการ ค้าจึงปรับเปลี่ยนรูปเป็นพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic commerce) ในลักษณะของการดำเนินการต่าง ๆ ขององค์กรยังมี กระแสการเปลี่ยนแปลงของสังคม ทำให้เกิดการรวมกลุ่มและทำงานร่วมกันในลักษณะพันธมิตร การทำงานจึงมีลักษณะเป็น eBusiness หรือการทำงานธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแก้ไของค์กรให้ เหมาะสมกับยุคสมัยการคำนวณบน เครือข่าย (network computing) โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นตัวนำ
เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นเทคโนโลยีที่มีบทบาทที่สำคัญและมีการพัฒนาได้อย่างรวดเร็ว มีการใช้ประโยชน์ได้อย่าง กว้างขวาง ดังนั้นเทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นแรงหนึ่งที่กดดันให้องค์กรต้องปรับตัวหันมาจัดการกับโครงสร้างขององค์กร

รูปที่ 1 โครงสร้างองค์กรต้องปรับเปลี่ยนตามกระแสการเปลี่ยนแปลง
ของเทคโนโลยีสารสนเทศ และสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจภายนอก

เทคโนโลยีสารสนเทศมีจุดเด่นต่อการพัฒนาองค์กร ทั้งนี้ปริมาณการใช้ข้อมูลข่าวสารเพิ่มมากขึ้น ต้องการจัดการประมวลผลข้อมูล ข่าวสารอย่างรวดเร็ว มีระบบติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่าย สะดวกและเป็นที่นิยม สามารถทำให้เข้าถึงข้อมูลข่าวสารได้ และใช้ ข้อมูลข่าวสาร จึงเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานและการทำงานต่าง ๆ ช่วยทำให้งานที่ยุ่งยากซับซ้อนจำนวนมากมีลักษณะที่ง่าย ต่อการใช้งาน และยังมีระบบงานอัตโนมัติอีกหลายอย่างที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในระบบที่ทำงานได้ตลอดเวลา และกระจายสถานที่ ออกไปได้ห่างไกล จากผลของเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้สิ่งแวดล้อมภายนอกเปลี่ยนแปลงไปมาก ก่อให้เกิดกระแสป้อนกลับที่ยิ่ง ทำให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนให้เร็วขึ้น

กระแสแรงกดดันให้ปรับเปลี่ยนองค์กร

แรงกดดันที่มีต่อองค์กรจัดได้ว่าเป็นแรงที่ทำให้ทุกองค์กรต้องหาวิธีการปรับตัวเองให้ทันกับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป บทบาทของ เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้องค์กรต้องเน้นรูปแบบการสร้างเครือข่ายการบริการ จากเดิมแบบการบริการที่อยู่ที่ศูนย์กลางมาเน้น การให้บริการลูกค้าแบบกระจาย อิทธิพลของลูกค้าหรือผู้บริโภคมีมากขึ้น การบริการแบบกระจายทำให้มีรูปแบบการตลาดและสังคม เปลี่ยนแปลง
แนวโน้มสำคัญที่องค์กรจะต้องปรับเปลี่ยนคือ
โครงสร้างการจัดองค์กรจะลดระดับชั้นลง จากทฤษฎีการจัดการองค์กรมีการแบ่งลำดับชั้น (line organization) ในอดีตมีการแบ่งระดับชั้นหลายระดับชั้น มีผู้จัดการดูแลเป็นชั้น ๆ เหมือนการบังคับบัญชาแบบทหาร
หน่วยงานในองค์กรจะเล็กลง องค์กรจะมีรูปแบบที่มีขนาดกะทัดรัดมากขึ้น เน้นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ใช้ไอที เป็นเครื่องมือช่วยการดำเนินงานเพื่อสร้างคุณค่างาน สภาพการทำงานจะมีลักษณะเป็น SOHO - Small Office Home Office เครือข่ายคอมพิวเตอร์เป็นตัวเชื่อมโยงให้เกิดการสื่อสารระหว่างกัน
โครงสร้างมีลักษณะกระจาย จากการใช้ไอทีทำให้ขอบเขตการบริการต่าง ๆ มีลักษณะที่กว้างขวาง การให้บริการต่าง ๆ ต้องกระจาย โดยเน้นการกระจายการดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศขึ้นหน่วยงานจะกระจายการบริการให้ถึงลูกค้ามากที่สุด เครือข่ายการจัดการจะกว้างขวางมากยิ่งขึ้น
สภาพการทำงานมีลักษณะคณะทำงานร่วมกัน การใช้ข้อมูลข่าวสารจะเริ่มจากระดับบุคคลมีพีซีและเครือข่ายให้ใช้งาน การทำงานจะเชื่อมโยงระดับบุคคลเป็นระดับกลุ่ม (workgroup) และเชื่อมโยงร่วมกันทำงานเป็นระดับองค์กร การทำงานไม่ว่าจะ ทำที่ใดก็สามารถร่วมกันทำงานได้

รูปที่ 2 แสดงแรงกดดันต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร

การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องจำเป็น องค์กรทุกองค์กรจะหลีกหนีจากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศไปไม่ได้ เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลการประมวลผลการสื่อสาร การสรุปทำรายงาน ไอทีจะมีบทบาท เพิ่มมากยิ่งขึ้น

สภาพการตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป

สภาพของการเปลี่ยนแปลงที่ถือว่าเป็นสิ่งแวดล้อมที่มีอิทธิพลต่อองค์กรคือการตลาดทุกธุรกิจให้ความสำคัญต่อลูกค้า แม้ว่าธุรกิจจะ เป็นธุรกิจบริการ ธุรกิจที่ไม่หวังผลกำไร ล้วนแล้วแต่เป็นการดำเนินการที่ตอบสนองต่อผู้ใช้บริการให้ดีขึ้น สร้างความพึงพอใจสภาพ ของผู้ใช้บริการ และผู้บริโภคในปัจจุบันเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอย่างมาก และลักษณะที่สำคัญของการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วย
ระบบเศรษฐกิจเป็นระบบเปิดและเป็นเศรษฐกิจโลก (global economy) จะเห็นได้ชัดว่าหลังจากการล่มสลายของ สหภาพโซเวียต ทำให้ทุกประเทศหันมาให้ความสำคัญของระบบเศรษฐกิจโลก การสื่อสารโทรคมนาคมและการกระจายข่าวสารเป็น เรื่องสำคัญหลังจากประเทศไทยพบกับวิกฤตการณ์ทางด้านเศรษฐกิจและประกาศให้อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราลอยตัวเมื่อ วันที่ 4 กรกฎาคม 2540 ผลของเศรษฐกิจไทยก็กระทบกระเทือนต่อไปทั่วโลกทั้งภูมิภาคเอเซีย ลาตินอเมริกา และรัสเซีย การเชื่อมโยง ของระบบเศรษฐกิจโลกมีลักษณะเป็นแบบระบบเปิด ข่าวสารจากทุกหนแห่งสามารถไหลถึงกันได้อย่างรวดเร็ว
หากพิจารณาดูให้ดีจะเห็นว่า การเคลื่อนย้ายของเงินทุนในภูมิภาคต่าง ๆ เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว หากที่ใดให้ผลตอบแทนต่อการลงทุน สูง เงินทุนก็จะเคลื่อนย้ายเข้าสู่ภูมิภาคนั้น อัตราค่าจ้างแรงงานในแต่ละประเทศยังคงแตกต่างกัน จึงทำให้อุตสาหกรรมบางอย่าง เคลื่อนย้ายไปยังแหล่งที่มีค่าจ้างแรงงานที่ได้เปรียบ
การแข่งขันสูงขึ้นและการรวมกลุ่มพันธมิตร การดำเนินธุรกิจ ในปัจจุบันจึงอยู่ในสภาพที่มีการแข่งขันสูงมาก กฎเกณฑ์ บางอย่าง ที่เอื้ออำนวยต่อการผลิตและอุตสาหกรรมจะค่อย ๆ ได้รับการยกเลิก ปล่อยให้เป็นการดำเนินการแบบเสรีมากขึ้นด้วยกลไก การแข่งขันแบบเสรีนี้เองที่ต้องปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรให้เข้มแข็ง ต้องลดต้นทุนการผลิตลง เพิ่มประสิทธิภาพและสร้าง ความได้เปรียบผู้แข่งขันอื่น การพัฒนาองค์กรเพื่อการแข่งขันจึงไม่อยู่ที่การแข่งขันภายประเทศ แต่จะต้องยืนหยัดแข่งขันกับองค์กร หรือบริษัทที่จะมาจากต่างประเทศด้วย โดยเฉพาะแรงกดดันจากเวทีองค์การค้าโลก (WTO) ที่พยายามให้เกิดการแข่งขันที่เสรีและ เป็นธรรม และเพื่อรวมกลุ่มให้แข็งแรงขึ้นจึงมีการรวมกลุ่มพันธมิตรในระดับองค์กร เกิดสายใยการทำธุรกิจร่วมกัน (business chain) และเน้นสร้างความเข้มแข็งร่วมกัน โดยใช้ระบบการแลกเปลี่ยน ข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน (eBusiness) ตลอดจนการรวม กลุ่มประเทศเกิดกลุ่มการค้าต่าง ๆ เช่น อาเซียน อาฟต้า อีอีซี
การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างแรงงาน จากการพัฒนาทางด้านการศึกษาของแต่ละประเทศ ทำให้ประชาชนมีความรู้สูงขึ้น มีความสามารถมากขึ้น โครงสร้างการใช้แรงงานหลายอย่างเปลี่ยนแปลงไป สภาพทางสังคมโดยเฉพาะโครงสร้างครอบครัวจะ เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก ครอบครัวจะมีบุตรน้อยลงโครงสร้างแรงงานเน้นในเรื่องของการทำงานที่มีคุณภาพชีวิตดีขึ้นและที่สำคัญ คือเครื่องไม้เครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้เทคโนโลยีชั้นสูงจะมีบทบาทมากขึ้น การทำงานในยุคต่อไปจึงต้องอาศัยกำลังคนที่มีความรู้ความ สามารถทางด้านไอทีเพิ่มขึ้น

แรงกดดันจากเทคโนโลยี

แรงกดดันที่ทำให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนเนื่องจากกระแสทางเทคโนโลยี ซึ่งที่เด่นชัดประกอบด้วย
การพัฒนาเทคโนโลยีใหม่และความล้าสมัยของเทคโนโลยี การพัฒนาเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสาร โทรคมนาคมเกิดขึ้นตลอดเวลา และมีของใหม่อยู่เสมอ เทคโนโลยีก่อให้เกิดวิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศสมัยใหม่ เช่น ในอดีตมี การพัฒนาซอฟต์แวร์ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ต่อมาใช้ภาษาระดับสี่ช่วยพัฒนาระบบฐานข้อมูล แนวคิดปัจจุบันมีการใช้โมเดล แบบเชิงวัตถุ และกำลังใช้แนวคิดแบบกระจายออปเจ็ก เพื่อให้เกิดการคำนวณบนเครือข่าย เทคโนโลยีใหม่ทำให้เกิดวิธีการพัฒนา เทคโนโลยี โดยเฉพาะการปรับใช้กับองค์กร ซึ่งมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพองค์กร
เครือข่ายเชื่อมโยง จากการพัฒนาอินเทอร์เน็ตทำให้เกิดการเชื่อมโยงระบบข้อมูลข่าวสารกันทั่วโลก มีการใช้โปรโตคอล และระบบเชื่อมโยงที่เป็นมาตรฐานสากล ก่อให้เกิดการเชื่อมโยงเข้าถึงได้อย่างกว้างขวาง มีการพัฒนาการประยุกต์ใช้งานกันมาก อินเทอร์เน็ตจึงเติบโตอย่างรวดเร็ว จนสภาพการของโครงสร้างพื้นฐานหลายอย่างรองรับไม่ทัน
จากวิถีการเชื่อมโยงอินเทอร์เน็ตที่เป็นมาตรฐานจึงมีการนำมาใช้เป็นเครือข่ายในองค์กร โครงสร้างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในองค์กร ที่ใช้มาตรฐานเดียวกับอินเทอร์เน็ต และเรียกเครือข่ายนี้ว่าอินทราเน็ต การเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงาน ระหว่างบุคคล จึงมีความจำเป็น ที่จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพการทำงานได้ดีขึ้น

แรงกดดันจากสภาพของสังคม

แรงกดดันจากผลกระทบทางสังคมได้เพิ่มขึ้นอย่างมากโดยเฉพาะในกลุ่มประเทศกำลังพัฒนา ลักษณะของแรงกดดันทางสังคมต่อ การปรับเปลี่ยนสภาพองค์กรประกอบด้วย
ความรับผิดชอบต่อสังคม กระแสสังคมทำให้องค์กรต้องปรับตัวและให้ความสำคัญในเรื่องปัญหาสังคมมากขึ้น ปัญหาที่ สำคัญประกอบด้วย การควบคุมสิ่งแวดล้อม รักษาสิ่งแวดล้อม ความเสมอภาคและเท่าเทียมกันทางสังคม การใช้แรงงานเด็กและสตรี การให้การศึกษา ปัญหาทางด้านจริยธรรมและคุณธรรมในการประกอบกิจการ ตลอดจนปัญหาทางการเมืองที่มีผลต่อองค์กร
กฎหมายและกฎเกณฑ์ รัฐบาลแต่ละประเทศได้ออกกฎหมาย เพื่อใช้บังคับเพื่อความเป็นธรรมในสังคม ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับ ความปลอดภัย การควบคุมสิ่งแวดล้อม สุขภาพอนามัย ดังเช่นในโรงงานอุตสาหกรรมที่มีคนงานทำงานเสี่ยงภัย ต้องมีระบบป้องกันภัย ให้กฎระเบียบทางสังคมจึงเป็นกฎเกณฑ์ที่อาจไม่เหมือนกันในแต่ละประเทศ
การยกเลิกกฎเกณฑ์ (deregulation) กฎเกณฑ์บางอย่างที่สร้างความได้เปรียบเสียเปรียบในเรื่องการค้า ระบบการค้า สากลและการค้าโลกพยายามให้ยกเลิก เช่น การตั้งกำแพงภาษี การกีดกันทางการค้า

การจัดการปรับเปลี่ยนหรือสร้างองค์กรให้ตอบสนอง

กระแสของเทคโนโลยีสารสนเทศมีผลกระทบกับองค์กรทั้งโดยทางตรงและโดยทางอ้อม ดังนั้นเมื่อกระแสการเปลี่ยนแปลงทาง เทคโนโลยีได้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้นองค์กรส่วนใหญ่จึงต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลง และจัดการสร้างองค์กรให้ทันสมัย กระแสการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรแต่ละองค์กรเมื่อตั้งมานานแล้วก็จะมีวัฒนธรรมขององค์กร มี ความคุ้นเคยและเคยชินจนบางครั้งยากที่จะทำการปรับเปลี่ยนได้ง่าย
จากกระแสของไอทีที่มีผลต่อองค์กรที่เขียนเป็นโมเดล ดังรูปที่ 3 จึงเห็นได้ชัดว่า องค์กรจำเป็นต้องปรับปรุงและให้ความสำคัญ การใช้ ไอที โครงสร้างขององค์กรที่ปรับเปลี่ยนจึงต้องมีวิธีปรับปรุงและจัดโครงสร้างองค์กรให้รองรับการใช้งานไอที รูปแบบการเปลี่ยนแปลง ที่เด่นชัดมีดังนี้
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ค่อยเป็นค่อยไป (continue improvement) หลายบริษัท หลายองค์กรได้มีการปรับปรุงองค์กร อย่างต่อเนื่อง มีการจัดการองค์กรทางด้านสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการทำงาน โดยมีหน่วยงานบริการคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ให้องค์กรได้ใช้ประโยชน์จากไอทีอย่างเต็มที่

รูปที่ 3 โครงสร้างองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนเพราะผลกระทบของไอที

JIT (Just In Time) โดยเน้นการผลิตที่ให้ได้ผลตามที่ต้องการ ทันตามกำหนดเวลาพอดี โดยมีการจัดลำดับงานอย่างชัดเจนและ ควบคุมได้ สามารถสั่งวัตถุดิบ และควบคุมการผลิตให้ตรงตามกำหนด ดังนั้นจึงลดค่าใช้จ่ายในเรื่องการสต็อกลงไปได้ไม่เปลืองสถานที่
TQM (Total Quality Management) เป็นการสร้างองค์กรให้มีการสร้างคุณภาพในองค์กร โดยเฉพาะมีการปรับปรุงกระบวนการ ของข้อมูลข่าวสาร เพื่อเฝ้ามอง เฝ้าระวัง มีระบบการวิเคราะห์ ระบบการรายงานผล การตรวจสอบ และทดสอบคุณภาพ ซึ่งเป็นงานที่ ต้องใช้ไอที
DSS (Decision Support System) เป็นการใช้ไอทีสนับสนุนการตัดสินใจ โดยมีระบบการรวบรวมข้อมูลข่าวสารการวิเคราะห์ ข่าวสารเพื่อหาเหตุผลสนับสนุนการตัดสินใจด้านต่าง ๆ
MIS (Management Information System) คือการใช้ข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารและการจัดการ มีการวางโครงสร้าง การดำเนินการกับข้อมูลข่าวสาร การเก็บรวบรวมข้อมูล การดูแล การประมวลผล การทำรายงาน การสื่อสารข้อมูล การใช้ข้อมูล ข่าวสารเพื่อการบริหารเป็นส่วนสำคัญขององค์กรที่ทุกองค์กรต้องมีการดำเนินการ
การรื้อปรับระบบ (BPR-Business Process Reengineering) เป็นกระบวนการค้นหาวิธีการใหม่เพื่อปรับปรุงองค์กร ให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมใหม่ โดยผลของเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงเร็วมาก ทำให้การใช้เทคโนโลยีต้องเปลี่ยนสภาพใช้ของใหม่แทน ของเดิมโดยสิ้นเชิง

อำนาจของลูกค้าและผู้ใช้บริการที่มีผลต่อการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร

เป็นที่ยอมรับแล้วว่ากระแสของอินเทอร์เน็ตทำให้การเชื่อมต่อในระดับโลกาภิวัฒน์ เกิดขึ้นได้ การส่งถ่ายข้อมูล การโอนย้ายข้อมูล จากทั่วทุกมุมโลกกระทำได้อย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีเครือข่ายจึงเป็นเทคโนโลยีที่มีบทบาทที่สำคัญต่อการดำเนินการ ทุกองค์กร ให้ความสำคัญ มีการสร้างเครือข่ายภายในที่เรียกว่าอินทราเน็ตเชื่อมโยงกับอินเทอร์เน็ต
กระแสของเครือข่ายทำให้การเข้าถึงข้อมูลข่าวสารได้ง่าย ลูกค้าสามารถเข้ามาดูผลิตภัณฑ์ และรายละเอียดของสินค้าผ่านทาง อินเทอร์เน็ต และเรียกดูผ่านทางเวิลด์ไวด์เว็บ (www) ทำให้เกิดการดำเนินธุรกิจที่เรียกว่าพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (ecommerce) อย่างกว้างขวาง ลูกค้าสามารถติดต่อกับผู้ผลิตสินค้าได้โดยตรง ซึ่งทำให้ลดบทบาทของพ่อค้าคนกลางลง สินค้าและบริการต่าง ๆ จัดส่งถึงลูกค้าโดยตรงได้
จากกระแสเครือข่ายจึงทำให้องค์กรและการใช้สารสนเทศปรับเปลี่ยนไปมาก สภาพขององค์กรในปัจจุบันลดปัญหาเรื่องระยะทาง ออกไป ก่อให้เกิดการเชื่อมโยงอย่างเป็นรูปธรรม ดังรูปที่ 4 ดังนั้นการจัดโครงสร้างองค์กรทางสารสนเทศจึงต้องพิจารณาประเด็น เหล่านี้เป็นสำคัญด้วย
กระแสของไอทีที่มีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว จึงเป็นแรงกดดันที่จะต้องพัฒนาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโครงสร้างขององค์กรให้รองรับ กับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประโยชน์สูงสุดให้ได้
จัดทำโฮมเพจโดย : สำนักบริการคอมพิวเตอร์, 2 มีนาคม 2544